Comment organiser et stocker des documents importants à la maison

Toutes nos félicitations! Vous avez acheté une maison, faisant de vous le fier propriétaire d'un bien immobilier et de piles de paperasse pour accompagner.

Dès le début de votre recherche de maison à la journée de clôture, votre voyage d'achat de maisons a créé une piste de formulaire de formulaires, de lettres, de rapports, d'accords, de contrats et d'autres documents. Et ce stock croissant de documents ne s'affaiblit pas une fois que vous obtenez les clés.

La propriété de la maison signifie un flux sans fin de tout, de nouveaux manuels d'exploitation d'appareils aux permis pour les futurs travaux de rénovation, qui doivent tous être stockés en toute sécurité afin que vous puissiez toujours trouver ce que vous recherchez, facilement et sans stress.

Vous vous demandez peut-être si vous pouvez aller sans papier et stocker certains documents numériquement uniquement. Le stockage numérique est une bonne sauvegarde pour les documents importants. Il est plus facile de rechercher vos fichiers informatiques par son nom pour les localiser rapidement. Mais vous devrez toujours conserver les copies originales de la plupart de vos documents.

Analyser les dossiers financiers, les déclarations de revenus, les contrats, les factures et les reçus et même les documents personnels clés comme les passeports et les certificats de naissance et de décès pour avoir une copie facilement récupérable. Mais une fois que vous stockez ces copies numériques dans le cloud, un disque dur externe ou un DMS (système de gestion des documents), vous devrez toujours déposer et stocker en toute sécurité les originaux.

Pour éviter la noyade dans une rivière de papier, créez un système pour organiser et stocker des documents importants dans le cadre de l'installation dans votre nouvelle maison. Voici quelques conseils pour vous aider à démarrer.

Sur cette page

• Rassemblez vos documents importants
• Configurer un système de classement
• Choisissez où et comment stocker vos documents
  • Banker's Box
  • Bac en plastique
  • Classeur
  • Maison sûre ou verrouillage

Rassemblez vos documents importants

La première étape peut être la plus fastidieuse, mais aussi la plus importante - obtenir tous vos documents en un seul endroit afin que vous puissiez les déposer et les stocker en toute sécurité. Des exemples des types de dossiers liés à la maison et d'autres articles que vous devez assembler comprennent:

• Accord d'agent de l'acheteur;

• Convention d'achat;

• Addenda, amendements ou cavaliers;

• Divulgation du vendeur;

• Rapport d'inspection des maisons;

• Divulgation de clôture;

• Police d'assurance titres;

• Titre de propriété;

• Accord hypothécaire;

• Garanties à domicile et aux produits pour des systèmes comme le chauffe-eau, la fournaise et les principaux appareils;

• Manuels d'exploitation du système et des appareils;

• Plans de construction et permis pour tout remodelage passé;

• Baux et contrats transférables du vendeur, je.e. un bail de système d'énergie solaire;

• Contrats de service et reçus pour les soins à la pelouse, l'entretien de la piscine, etc.

Tant que vous rassemblez des documents importants de votre achat à domicile pour organiser et déposer, envisagez de saisir cette occasion pour assembler d'autres documents que vous voudrez peut-être garder dans un endroit sûr et facilement accessible. Voici une bonne liste de contrôle:

• Certificats de naissance et de décès;

• Licences de mariage;

• Cartes de sécurité sociale;

• Passeports;

• Testaments;

• Dossiers médicaux;

• Conditions d'assurance;

• Documents automobiles;

• Documents de carte de crédit;

• Documents d'investissement;

• Documents de prêt;

• Dossiers bancaires;

• Dossiers fiscaux;

• Transcriptions et diplômes;

• Factures et reçus mensuels.

Configurer un système de classement

Une fois que vous avez rassemblé tous vos achats de maisons et autres documents en un seul endroit, prenez le temps de les trier. Divisez-les en piles en fonction de l'ordre d'importance, avec des choses comme les certificats de naissance, les cartes de sécurité sociale et les actes de propriété prenant la première place et les anciens dossiers fiscaux et transcriptions sur le côté.

Ensuite, jetez un œil attentif à ces montagnes de papier à faible priorité et à la déchiqueter et jetez ce que vous pouvez pour éliminer l'encombrement. Les documents qui ont dépassé son accueil comprennent:

• Des déclarations bancaires imprimées qui ont plus de trois ans;

• Relevés de carte de crédit (conservez-les liés à des achats importants pour la preuve de paiement);

• Déclarations de revenus de plus de sept ans;

• Factures et reçus qui ont plus de trois ans;

• Contrats de services expirés, politiques, garanties et baux.

Vos piles de paperasse coiffées peuvent désormais être organisées d'une manière qui rend la recherche d'un document spécifique à l'avenir rapidement et intuitif. Cela peut être alphabétique ou chronologique, bien que la plupart des gens constatent que le dépôt de documents par sujet est le plus logique. Les dossiers personnels vont donc tous dans un dossier, les dossiers bancaires dans un autre, les documents d'achat à domicile dans un tiers, et ainsi de suite.

Envisagez d'adopter un système codé en couleur pour le groupe lié aux documents. Avec ce système, vous pouvez trouver la catégorie générale de document que vous recherchez en un coup d'œil, mais éviter le problème de sur-statuer un seul dossier avec des centaines de feuilles de papier.

Attribuez une couleur primaire à une catégorie de fichiers (rouge pour la maison, par exemple), avec les documents les plus importants de cette catégorie dans le dossier le plus brillant (rapport d'inspection de la maison, acte de propriété). Ensuite, décomposez la catégorie en déposant des documents secondaires mais connexes dans des dossiers de différentes nuances de même couleur (rose pour les garanties, manuels d'exploitation et contrats de service, par exemple).

N'oubliez pas que plus vous décomposez votre système en catégories et sous-catégories, moins il y avait de temps et de frustrer le processus de retrouver des documents spécifiques à l'avenir. Pour garder une trace de votre système, créez un index de fichiers simple avec une table des matières pour vous assurer que vous ne déposez pas ou ne mettras aucun document important.

Choisissez où et comment stocker vos documents

Vous pouvez être tenté d'empiler vos fichiers dans une boîte et de le ranger dans un coin du grenier ou du sous-sol. Gardez à l'esprit que de nombreux documents importants sont difficiles et coûteux à remplacer s'ils sont endommagés par l'eau, la chaleur ou les rongeurs.

Au lieu de cela, trouvez un endroit dans une pièce avec une température relativement constante qui n'est pas sujette aux inondations, à la chaleur extrême ou au froid ou aux parasites. Un bureau à domicile, un placard de rangement ou même sous le lit fonctionne bien.

Il y a un certain nombre de conteneurs que vous pouvez utiliser pour stocker des documents importants à la maison, des boîtes de banquier à l'ancienne à un coffre-fort ignifuge. Voici quatre systèmes de stockage qui peuvent fonctionner pour vous:

Banker's Box

Solution la plus simple mais la moins sécurisée, une boîte de banquier est simplement une boîte en carton conçue pour contenir les dossiers de fichiers. Il comprend un couvercle robuste et des trous de manipulation pour un accès facile et des étagères.

Bien qu'une boîte de banquier soit une méthode de stockage rentable et sans tracas, le carton ne protégera pas les documents des incendies, de l'eau ou des rongeurs, et il n'y a aucun moyen de verrouiller la boîte pour se prémunir contre le vol. Vous pouvez utiliser une boîte de banquier pour les papiers à faible priorité, mais vos documents les plus importants doivent être stockés dans un conteneur plus sécurisé.

Bac en plastique

Comme une boîte de banquier, un simple bac en plastique est un moyen bon marché et facile de stocker des documents personnels à faible priorité. Les bacs en plastique sont conçus pour l'empilement, donc ceux-ci peuvent être une solution pratique lorsque vous avez un grand nombre de fichiers et un espace limité. Bien que cette méthode de stockage offre une protection limitée contre les inondations et les rongeurs, il n'est pas ignifuge et ne peut pas être verrouillé.

Classeur

Les classeurs à domicile sont disponibles dans divers styles pour correspondre à la décoration intérieure de votre maison et peuvent s'adapter à un grand nombre de fichiers dans plusieurs tiroirs. Vous pouvez choisir un modèle avec une serrure pour une protection limitée contre le vol, et certains types de classeurs sont résistants à la chaleur en cas d'incendie.

Les classeurs sont une excellente solution pour tous, sauf vos documents personnels, sauf votre plus important et difficile à replacer,. Cependant, en cas d'inondation, les documents stockés dans le tiroir le plus bas peuvent subir des dégâts d'eau.

Maison sûre ou verrouillage

La méthode la plus sécurisée pour stocker vos documents importants à la maison se trouve dans une boîte de sécurité ou de verrouillage à domicile qui est ignifuge et résistant aux inondations. Vous pouvez opter pour une petite boîte de verrouillage pour stocker vos documents la plus prioritaires - certificats de naissance et de mariage, passeports, cartes de sécurité sociale, testament et acte de maison - jumelé à un classeur à domicile verrouillé pour les documents restants.

Peu importe la méthode de stockage sur laquelle vous vous installez, assurez-vous de sauvegarder des copies de tous vos documents personnels et liés à la maison. Conservez-les dans le cloud, sur une lecteur flash USB conservé dans un coffre-fort ou avec un avocat ou un ami de confiance.